Umstellung auf IATF 16949:2016 – keine Hexerei

Die IATF 16949 wartet gegenüber der ISO TS 16949 mit ein paar verschärften Anforderungen auf. Wer sich jedoch mit der ISO 9001:2015 befasst hat und auf ein funktionierendes Management System nach ISO TS 16949:2009 aufbauen kann, wird die Hürden meistern. Eine Zumutung ist die kurze Umstellungszeit von faktisch neun Monaten, welche die IATF den Unternehmen zugesteht.

Management in der Pflicht

Obwohl Werkzeuge für die Unternehmensführung und für die Bewertung von Risiken bereits bei der ISO TS 16949:2009 altbekannte Themen waren, erhalten diese Aspekte mit der ISO9001:2015 nochmals Nachdruck. Wir stellen während unserer Beratungstätigkeit fest, dass die Evaluation der interessierten Parteien (Stakeholder) und die Bewertung der damit einhergehenden Risiken für die Unternehmen nicht nur bei der Umstellung der ISO9001 einiges Stirnrunzeln verursacht, sondern auch bei gestandenen Automobilzulieferern Neuland betreten werden muss. Die Unternehmensleitung wird insgesamt stärker in die Pflicht genommen. Es wird erwartet, dass sie über ihre Aktivitäten, Lenkungsmethoden und die daraus resultierenden Ergebnisse transparent Auskunft geben kann. Oft fehlt es lediglich an ein paar guten Tipps und Vorlagen, um die Stirnfalten in ein Aha-Erlebnis zu verwandeln.

Die IATF 16949 legt hier noch nach und fordert Aussagen zu „Corporate Responsibility“ wie Ethik, Verhaltenskodex, Antikorruption etc. Meiner Auffassung nach sind diese Themen in unseren Breitengraden nicht das Problem der Einhaltung, sondern eine erforderliche Auseinandersetzung mit der eigenen Verantwortungshaltung, der zur Unternehmen passenden Formulierung und die verständliche Kommunikation nach innen und nach aussen. Womit sich der Kreis zu den interessierten Parteien wieder schliesst.

Weiterbildung mehr Stellenwert

Gesteigerte Anforderungen sind auch in Bezug auf das Wissensmanagement auszumachen. Die Ansprüche der ISO9001 werden durch die IATF mit expliziten Anforderungen an die internen- und 2nd Party Auditoren strenger. Meiner Auffassung nach kann die Verschärfung durchaus als Chance gesehen werden. System- vor allem aber Prozessaudits, die von professionellen und erfahrenen Auditoren durchgeführt werden, leisten einen vitalen Beitrag an die interne Prozessoptimierung und die Lieferantenentwicklung. Im Dialog kann langfristig mehr Geld gespart werden als mit kurzfristigen und zermürbenden cost-saving-Runden.

Auch die Produktsicherheit (der PSB), die bisher hauptsächlich von VW stark thematisiert wurde, wird in der IATF nun ausdrücklich behandelt (Kap. 4.4.1.2). Auch dazu ist der Nachweis gefordert, dass die von der Organisation nominierte Persönlichkeit über die entsprechenden Kenntnisse verfügt.

Dokumentationsaufwand hoch

Im Gegensatz zur ISO 9001:2015, die versucht, den Dokumentationsaufwand zu verringern, verlangt die IATF 16949:2016 insgesamt 24 dokumentierte Informationen und Prozesse – in Ergänzung zu ISO 9001:2015. Dazu zählen beispielsweise das Management von produktsicherheitsrelevanten Produkten und Produktionsprozessen sowie gesetzliche- und behördliche Anforderungen. Die Forderung nach einem dokumentierten Entwicklungsprozess macht Sinn. Denn nur mit einem gut strukturierten und interdisziplinär funktionierenden APQP-Prozess wird der Serieanlauf von neuen Produkten zum Erfolg.

Die Zeit ist knapp bemessen

Die „Transition to IATF“, wie die Umstellung der ISO TS 16949:2009 auf die IATF 16949:2016 auch genannt wird, ist grundsätzlich kein Hexenwerk. Die Überprüfung der bestehenden Dokumentation und das damit verbundene Aufzeigen der Unterschiede (GAP-Analyse) ist jedoch eine nicht zu unterschätzende Fleissarbeit, die Know-how erfordert.

Ab dem 14. September 2018 verlieren alle ISO TS16949-Zertifikate ihre Gültigkeit. Gemäss den IATF Transition Requirements dürfen von den Zertifizierungsstellen jedoch bereits ab dem 1. Oktober 2017 keine Audits (Überwachungs-, Transfer- oder Rezertifizierungsaudits) mehr durchgeführt werden.

Nachdem die IATF 16949:2016 im Oktober 2016 herausgegeben wurde, dauerte es bis im Dezember 2016, bis sie dann wirklich auch verfügbar war und geschult werden konnte. Somit bleiben für die Umstellung von ISO TS 16949 auf die IATF 16949:2016 faktisch neun Monate übrig. Diese kurze Fristansetzung ist ein Ei, das von Schreibtischtätern der IATF ins Nest der Unternehmen gelegt wurde. Wahrscheinlich hat kein Quality Manager auf verschärfte Anforderungen aus der Automobilindustrie gewartet, um diese dann auch noch im Eilzugstempo zu implementieren. Das Tagesgeschäft, mit dem notabene das Geld verdient wird, um die QM-Systeme zu unterhalten, bleibt ja nicht stehen, bis die Umstellung auf die IATF abgeschlossen ist. Die Produkte wären bestimmt nicht schlechter geworden, wenn man für die Umstellung auf die IATF 16949:2016 den gesamten Zeitraum bis am 14. September 2018 hätte nutzen dürfen.

Eine straffe Projektplanung, Ressourcen (interne und ggf. externe) und ein komprimierter Wissenstransfer ins Unternehmen sind in jedem Fall erforderlich, um das anspruchsvolle Ziel zu erreichen.

SWITCH TO IATF 16949: 2016 – It is no sorcery

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SWITCH TO IATF 16949: 2016 – It is no sorcery

The duty of the management

The aspects of tools for management and risk assessment were already well-known topics for ISO TS 16949:2009, but are now reinforced again with the ISO9001:2015. During our consulting activities, we found that the evaluation of the stakeholders and the assessment of the associated risks for the companies is not only a cause of concern when switching to the ISO9001 standard, but that it even forces established automotive suppliers to tread on new ground. Overall, the management of the company is being given more responsibility. They are expected to provide transparent information on their activities, management methods and results. Often, only a few good tips and templates are all what it takes to turn concern into an „Aha“-experience.

The IATF 16949 puts even more pressure on managers and calls for „corporate responsibility“ such as ethics, code of conduct, anti-corruption policies, etc.. In my opinion this is not an issue of compliance, but a necessary consideration of our own responsibility, needing appropriate phrasing and understandable communication inside the business; which closes the circle for the interested parties.

Additional training for more value

Increased demands can also be found in the sector of knowledge management. The requirements of ISO9001 are made more stringent by the IATF with explicit requirements for internal and 2nd party auditors. In my opinion, the intensification can be seen as an opportunity. System and especially process audits carried out by professional and experienced auditors, are a vital contribution to the internal process optimization and supplier development. In the long-term dialogue, more money can be saved than with short-term and gruelling cost-saving rounds.

The product safety (PSB), which until now has mainly been the focus of VW, is now explicitly dealt with in the IATF (chap. 4.4.1.2). This also requires proof that the person nominated by the organization has the appropriate knowledge.

High documentation effort

In contrast to ISO 9001:2015, which tries to reduce the documentation effort, the IATF 16949:2016 require a total of 24 pieces of documented information and processes – in addition to ISO 9001:2015. These include, for example, the management of product-safety-relevant products and production processes as well as the legal and regulatory requirements. The demand for a documented development process makes sense. Only with a well-structured and interdisciplinary APQP process will the launch of new products become a success.

There is barely enough time

The „Transition to IATF“, as the conversion of ISO TS 16949:2009 to the IATF 16949:2016 is also called, is no sorcery. However, reviewing existing documentation and identifying differences (GAP analysis) should not to be underestimated and requires know-how.

From September 14, 2018, all ISO TS16949 certificates lose their validity. According to the IATF Transition Requirements, however, no audits (monitoring, transfer or recertification audits) may be carried out by the certification bodies starting on the 1st of October 2017.

After the IATF 16949:2016 had been published in October 2016, it took until December 2016 until it was available and could be trained on. This means that the time remaining for transition from ISO TS 16949 to the IATF 16949:2016 is just nine months. This short deadline is a bomb imposed onto the manufactures by the IATF. Probably no Quality Manager has been waiting for more stringent requirements from the automotive industry. Especially because they have to implement the new standard with so little time. The daily business, where the money is earned to maintain the QM systems, will not stop and wait until the conversion to the IATF standard has been completed. The products would certainly not have had been worse if the businesses had been allowed to use the IATF 16949:2016 for the entire period up to the 14th September 2018.

A rigorous project planning, a lot of resources (internal and possibly external) as well as a compressed transfer of knowledge into the company are necessary in every case to achieve this ambitious goal.

SWITCH TO IATF 16949: 2016 – It is no sorcery

The duty of the management

The aspects of tools for management and risk assessment were already well-known topics for ISO TS 16949:2009, but are now reinforced again with the ISO9001:2015. During our consulting activities, we found that the evaluation of the stakeholders and the assessment of the associated risks for the companies is not only a cause of concern when switching to the ISO9001 standard, but that it even forces established automotive suppliers to tread on new ground. Overall, the management of the company is being given more responsibility. They are expected to provide transparent information on their activities, management methods and results. Often, only a few good tips and templates are all what it takes to turn concern into an „Aha“-experience.

The IATF 16949 puts even more pressure on managers and calls for „corporate responsibility“ such as ethics, code of conduct, anti-corruption policies, etc.. In my opinion this is not an issue of compliance, but a necessary consideration of our own responsibility, needing appropriate phrasing and understandable communication inside the business; which closes the circle for the interested parties.

Additional training for more value

Increased demands can also be found in the sector of knowledge management. The requirements of ISO9001 are made more stringent by the IATF with explicit requirements for internal and 2nd party auditors. In my opinion, the intensification can be seen as an opportunity. System and especially process audits carried out by professional and experienced auditors, are a vital contribution to the internal process optimization and supplier development. In the long-term dialogue, more money can be saved than with short-term and gruelling cost-saving rounds.

The product safety (PSB), which until now has mainly been the focus of VW, is now explicitly dealt with in the IATF (chap. 4.4.1.2). This also requires proof that the person nominated by the organization has the appropriate knowledge.

High documentation effort

In contrast to ISO 9001:2015, which tries to reduce the documentation effort, the IATF 16949:2016 require a total of 24 pieces of documented information and processes – in addition to ISO 9001:2015. These include, for example, the management of product-safety-relevant products and production processes as well as the legal and regulatory requirements. The demand for a documented development process makes sense. Only with a well-structured and interdisciplinary APQP process will the launch of new products become a success.

There is barely enough time

The „Transition to IATF“, as the conversion of ISO TS 16949:2009 to the IATF 16949:2016 is also called, is no sorcery. However, reviewing existing documentation and identifying differences (GAP analysis) should not to be underestimated and requires know-how.

From September 14, 2018, all ISO TS16949 certificates lose their validity. According to the IATF Transition Requirements, however, no audits (monitoring, transfer or recertification audits) may be carried out by the certification bodies starting on the 1st of October 2017.

After the IATF 16949:2016 had been published in October 2016, it took until December 2016 until it was available and could be trained on. This means that the time remaining for transition from ISO TS 16949 to the IATF 16949:2016 is just nine months. This short deadline is a bomb imposed onto the manufactures by the IATF. Probably no Quality Manager has been waiting for more stringent requirements from the automotive industry. Especially because they have to implement the new standard with so little time. The daily business, where the money is earned to maintain the QM systems, will not stop and wait until the conversion to the IATF standard has been completed. The products would certainly not have had been worse if the businesses had been allowed to use the IATF 16949:2016 for the entire period up to the 14th September 2018.

A rigorous project planning, a lot of resources (internal and possibly external) as well as a compressed transfer of knowledge into the company are necessary in every case to achieve this ambitious goal.